河南科技学院学生档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为了做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》，结合我院具体情况，制定本办法。
第二条 学生档案管理工作要贯彻“为学生服务，为社会服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管。
第三条 学生处负责管理我院全日制普通本科学生的档案，各学院及有关职能部门协助学生处做好学生档案材料收集工作。各学院在学生处的统一指导下整理新生档案和毕业生档案。
第二章 材料的收集
第四条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，学校要坚持不断完善丰富学生档案材料。
1．接收并完善新生入学档案。新生入校后填写的《河南科技学院新生入学登记表》、新生入学体检表、新生军训鉴定表以及新生资格复查材料等；
2．教务处提供的主修、选修、辅修的各科类成绩单；
3．学生的休学、退学、转学、留级、延迟毕业等证明材料；
4．高等学校毕业生登记表、成绩卡、学历证明及毕业生就业报到证(副本) 以及毕业身体体检表；
5．学生在校学习期间获得的国家、省部级或者校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、模范学生干部、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；
6．学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料及处分解除材料；
7．学生在校期间加入中国共产党、共青团的材料，党团组织建设中形成的材料；
8.大学生参军入伍在部队形成的材料。
9．可供组织参考的其它材料。
第三章 归档要求
第五条 必须是办理完毕的正式文件材料（相关部门确认）。
第六条 材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间。
第七条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。
第八条 各类材料必须使用A4幅面的办公用纸，用碳素墨水或者蓝黑墨水书写。
第四章 档案的借阅
第九条 查看、借阅档案者按查、借阅规定予以登记，未经学校批准不得私自查看、借阅学生档案。
第十条 任何学生不得查看或者借阅本人或者他人档案。
第十一条 档案一般不外借。确需借出使用时，要由借阅单位填写《档案借阅申请表》，说明理由，注明归还时间，经主管负责人批准后办理借阅手续。
第五章 档案的转递
第十二条 学生毕业、转学、退学或者死亡后，应及时将档案转给新的主管单位。
第十三条 学生档案必须经严格密封通过机要交通转递，必要时可派专人送取，一般不准本人自带。
第十四条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料或者分批转出转入。
第十五条 转出的学生档案，要认真填写《档案转递单》，逾期一个月未收到回执者，要及时催问，以防丢失。对转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后退回。
第十六条 转递要求：学生学籍变动后，应及时将档案转给新的单位。
1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，档案按就业报到证上签发的单位地址由招生就业处统一寄送；考取研究生、专升本等继续深造的，档案按考取学校要求由招生就业处统一寄送。
2．退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，其档案转回家庭所在地；
3．未按时到用人单位报到，被用人单位退回学校的毕业生档案转回家庭所在地；
4.毕业生在择业期内办理了档案托管手续的，由招生就业处将其档案转递至档案托管机构，择业期满未办理档案托管手续的，由招生就业处按规定将其档案寄送至生源所在地人事或教育部门代管。
5.毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到，应及时向学校招生就业处反映，由学校招生就业处负责查询处理。
第六章 纪律要求
第十七条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
第十八条 查阅者不得泄露或者擅自向外公布档案内容，因工作需要须摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得私自存放。
第十九条 查阅档案要在档案室，因特殊情况需借出时，应严格履行相关手续，并按规定日期归还。
第二十条 任何单位或者个人无权截留或者扣发按国家要求就业的毕业生档案。
第二十一条 对利用职权违反档案管理工作要求的人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第二十二条 本办法自2017年9月1日开始执行，原办法同时废止。
